惠州榕泽慈善基金会档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加强榕泽慈善基金会 (以下简称“基金会”) 档案科 学化、规范化管理，不断丰富档案资源，为基金会各项工作提供有效 服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实 施办法》及《基金会管理条例》等相关法律法规制定本规定。
第二条 本规定所称的档案，是指榕泽慈善基金会在管理、业务、 宣传、公务等各项活动中形成的，对基金会有查考、利用和保存价值 的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条 基金会各部门的档案工作是档案工作开展的基础，是基 金会档案工作的重要组成部分，全体工作人员必须自觉维护档案的完 整与安全。
第四条 档案资料包含图片、影音、光盘、实物、证书、文件资 料等。
第五条 榕泽慈善基金会档案按照集中统一管理的原则，实行分 管领导负责制，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，便于 保管和开发利用。
第二章 管理机制
第六条 榕泽慈善基金会档案工作实行分管领导负责制，建立以 秘书处为核心、各部门经理为基础的档案管理体系。
第七条 榕泽慈善基金会设立档案室，归属行政部门，负责基金 会档案工作的统筹规划和组织协调。
第八条 档案室职责：
(一) 贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；
(二) 建立健全基金会档案工作的各项规章制度；
(三) 对基金会各部门的档案工作进行监督、指导和检查；
(四) 对各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导；
(五) 组织基金会档案人员的培训；
(六) 负责基金会档案的接收、整理、鉴定、编目和保管工作；
(七) 积极做好档案提供利用工作。
第九条 基金会各职能部门设置兼职档案员。兼职档案员职责：
(一) 负责所属部门日常文件的收发、登记工作；
(二) 负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完 整性、准确性、系统性；
(三) 按规定时间向档案室移交档案；
(四) 负责档案的提供利用工作。
第三章 文件材料的收集
第十条 基金会各职能部门必须指定各部门兼职档案员，负责日 常文件的收集、积累和整理，并定期向档案室移交；各高层领导的文 件由其秘书负责收集、积累和整理，并定期向档案室移交；基金会所 有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交，任 何人不得将文件占为私有。
(一) 基金会领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动 后的会议纪要、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交；
(二) 各部门兼职档案员要主动收集部门的文件；
(三) 一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员负责收集 相关文件。
第四章 归档范围
第十一条 会议档案：包含请示、批复、通知、名单、议程、报 告、领导讲话、交流材料、简报、投票信息、讨论通过或未通过的文 件、决议、纪要等文件材料。
第十二条 上级机关文件资料：包含上级机关、上级领导检查和 指导工作时形成的文件材料；上级机关制发的属于基金会业务的文件 材料；上级机关制发的非基金会业务文件资料，但要贯彻执行的文件 材料。
第十三条 综合管理
( 一) 基金会制定的发展规划、战略方针和政策性、法规性、普发性等业务文件材料；
(二) 基金会各部门 (单位) 的来函、请示与基金会的复函、批 复等文件材料；
(三) 基金会大事记、组织发展沿革等、工作简报、情况反映、 工作信息等文件资料；
(四) 基金会及各部门工作制度、岗位职责、工作流程、各项规 定、情况汇总、通报、整改通知和工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；
(五) 基金会及各部门的工作计划、工作总结 (汇报) 、信息 (数 据) 统计、工作调研等方面的文件材料；
(六) 基金会的纪律检查与执行工作中形成的综合性报告、调查 材料、决定等文件资料；
(七) 安全保卫工作的安全检查、调查记录、安全生产等文件资 料；
(八) 重要来信来访的文件材料等；
(九) 出国或出境访问考察、参加国内 (国际) 会议、研讨会议， 接待来访等活动形成的文件材料等 (外出考察审批手续、执行日程、 签订的协议、协定、备忘录、考察报告、研究报告、研讨会论文、评 估报告、会谈记录、纪要等) 。
第十四条 行政人事管理
( 一) 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、 印信启用和作废等文件材料；
(二) 行政人事工作制度、规定、办法等文件；
(三) 人事任免文件资料；
(四) 受上级表彰、奖励 (先进单位、劳动模范、先进工作者等)的文件材料；
(五) 对本基金会有关人员的处分材料；
(六) 基金会员工录用、转正、聘任、调资、定级、考核、停薪 留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料；
(七) 基金会员工名册、信息资料；
(八) 培训文件资料、签到表、试卷、课件等文件资料。
第十五条 财务管理
( 一) 包括财务管理制度、会计政策、财务预算、财务凭证、账 簿、审批手续、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料；
(二) 会计档案要严格按照国家《会计档案管理办法》 (或者另 行制定) 执行。
第十六条 固定资产管理
( 一) 基金会资产的审批 (核准) 、管理、验收 (评估) 、登记、 交接、统计分析等文件材料；
(二) 基金会不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材 料 (有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、 管理等文件材料) ；
(三) 基金会的 (办公设备及用品、机动车等) 采购计划、审批 手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让 等文件材料。
第十七条 委托书、合同协议：包括基金会与合作单位或个人签 订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的委托书、协议书、合同书 等 (包含附件、审核资料、资质与身份证明等) 。
第十八条 往来文件：包括基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文等文件资料。
第十九条 宣传活动：包括各类宣传、大型活动的策划方案、活动物料文件、各类物品的设计文件和制作物及印刷品、总结报告、讲 话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或釆集到的媒体报道剪辑、图 片、声像等材料。
第二十条 捐赠管理：包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项 目评估分析/报告、捐赠统计分析、捐赠协议等资料。
第五章 归档要求
第二十一条 电子档案实行双套制，纸质文件和配套的电子文件 一起归档，以防电子文件的破坏和损失，维护档案的完整与安全。
第二十二条 纸质档案
(一) 归档的文件材料要准确、齐全、完整；
(二) 归档的文字材料应符合规范，字迹工整，采用耐久性强的 书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用易褪色的书写材料，如 铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红色墨水等；
(三) 归档的文件材料一般应为原件；
(四) 各部门将应归档文件材料，按照档案归档范围及保管期限 的要求收集齐全，对归档文件进行分类、整理、编目，按时向档案室 移交，移交目录一式 2 份，各部门自留 1 份，归档 1 份；
(五) 档案应按照封面、文件目录、文件材料的顺序排列。
第二十三条 电子档案
( 一) 电子文件命名和目录格式必须规范，电子档案的目录应单 独放在档案文件夹内；
(二) 电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号；
(三) 定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其 长期、有效利用。
第二十四条 基金会编制档案号，一份档案只一个档案号，电子 文档和实物资料共同组成一份完整的档案。
第二十五条 对应当归档入卷的材料，如因特殊原因无法收集及 补充的，须由具体经办人或业务负责人作出书面说明，并将该说明材 料归档入卷。
第六章 档案的保管利用与鉴定销毁
第二十六条 档案室应配备必要档案柜、灭火器等设备设施，符 合安全防护要求。
第二十七条 档案室应提供便捷的信息资源检索工具，且档案存 放位置标识清楚，便于查找。
第二十八条 档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修 复破损、变质档案。
第二十九条 各部门发生人员变动时，必须将经办和保管的文件 移交归档，不得擅自带走。否则，由部门领导负责追回或处理。
第三十条 应建立档案借阅制度与公开保密制度，并严格按照档 案资料借阅制度和保密制度等规定进行借阅，确保档案信息的安全， 防止失、泄密事件发生。
第三十一条 基金会文书档案的鉴定必须在主管档案工作负责 人的主持下，由相关业务部门组成鉴定小组共同进行鉴定。对已超过保管期限的档案，经鉴定后仍有保存价值的，延期保存；已失去保存 价值的文件材料登记造册，经报主管领导批准后，予以销毁。
第七章 附则
第三十二条 本办法适用于榕泽慈善基金档案资料的管理。 第三十三条 本规定于理事会审议通过之日起实施。
